Concur évoque 4 pratiques pour reprendre le contrôle des indemnités kilométriques

Les frais kilométriques figurent aujourd’hui parmi les dix premières catégories de dépenses des salariés. En effet, compte tenu des trajets parcourus quotidiennement vers leurs différentes antennes et des estimations de distances peu fiables, les relevés kilométriques peuvent très vite s’additionner. Un véritable casse-tête pour les DAF, tributaires des estimations de leurs collaborateurs pour effectuer les remboursements : en effet, en laissant leurs employés établir leurs relevés kilométriques sans aucun justificatif, ils augmentent la probabilité́ d’avoir à̀ traiter des notes de frais intentionnellement « gonflées » et des déclarations inexactes au regard de leurs obligations fiscales et de conformité́. Selon une étude menée par SAP Concur, premier fournisseur mondial de solutions dédiées à la gestion des déplacements et frais professionnels, plus de la moitié des employés européens chargés de l’approbation des notes de frais (56%) déclarent ne demander de justificatif que rarement, voire jamais, lors du processus de validation. Et seuls 13% vérifient souvent l’exactitude des déclarations et 30% de temps en temps.

Du côté des employés, 63% de ceux qui se déplacent fréquemment jugent rébarbative la transmission de leurs notes de frais, selon une étude Phocuswright. Pourtant, même si la démarche peut paraître compliquée, prendre des mesures pour gérer les frais de transport et les dépenses kilométriques peut permettre à l’entreprise de réaliser des économies et de simplifier le quotidien des salariés.

L’entreprise doit être transparente en matière de politique concernant les déplacements et les notes de frais. Les règles pour les indemnités kilométriques doivent clairement être observées afin d’assurer la sécurité, le contentement et la conformité des collaborateurs. Ces dernières doivent notamment inclure :
• La fréquence à laquelle les notes de frais kilométriques doivent être transmises en encourageant les salariés à les présenter chaque semaine ou chaque mois
• Les conditions dans lesquelles l’utilisation d’un véhicule de location est préférable à celle d’un véhicule personnel. Il convient d’établir un seuil kilométrique au-delà duquel les salariés devront louer un véhicule plutôt que d’utiliser le leur. Et ce, en raison des économies à réaliser, mais aussi pour une question de sécurité
• Les différents taux applicables à différents groupes d’employés. Le fait de définir, dans l’outil de gestion des notes de frais, des taux au titre des frais kilométriques applicables par groupe ou par tranche de kilométrage parcouru (conducteurs non dénommés) permet d’appliquer différents taux à différents groupes d’employés dans l’entreprise au sein du même pays

•Des indications claires sur ce qui sera remboursé ou non aux salariés. Le kilométrage parcouru est-il uniquement remboursé en partant du bureau ? Ou bien les trajets depuis le domicile sont-ils couverts ? Les déplacements effectués le week-end donneront ils droit à un remboursement ? Ainsi, le service financier et les collaborateurs auront une vision plus claire des trajets qui dérogent de la politique de l’entreprise et qui ne pourront donc ne pas être remboursés

Des dépenses trop importantes et injustifiées de la part des collaborateurs peuvent s’avérer nocives à long terme pour la compétitivité de l’entreprise. Sur les relevés kilométriques saisis manuellement par les salariés, les entreprises exercent des moyens de contrôle limités et disposent de données restreintes, comparativement aux autres aspects d’un programme de gestion des dépenses.
Mais le service financier est en droit d’attendre davantage de visibilité́ et une meilleure maitrise des dépenses effectuées par les collaborateurs au nom de l’entreprise, en particulier s’agissant des frais kilométriques.

Le service financier pourra ainsi exiger des justificatifs pour les dépenses parcourus et cela est rendu possible même lors des paiements en espèces. Cela permettra au service financier de déterminer à l’aide du justificatif le montant consacré aux indemnités kilométriques et de repérer les salariés qui parcourent des distances excessives avec leur véhicule personnel.

3. Précision dans la déclaration et le remboursement des dépenses
Le défraiement kilométrique fait partie des dépenses les plus conséquentes. Dès lors, s’assurer de l’exactitude des kilomètres réellement effectués demeure essentiel.
Encourager les collaborateurs à retracer leur parcours sur Google Maps et en vérifier le kilométrage est, par exemple, une technique simple et efficace. Plus simplement, il existe des outils automatisant l’intégralité du processus grâce à un suivi GPS qui permet de réaliser d’importantes économies et de limiter la tentation de fraude. Ce type d’outil fournit également les informations indispensables aux obligations de conformité et aux déclarations fiscales.

Il convient aux entreprises de s’adapter à la génération X et Y en misant sur le mobile pour la gestion des frais kilométriques. De plus, comme les salariés sont en déplacement à toute heure, il est essentiel que la procédure concernant les frais kilométriques soit simple, intuitive et automatisée autant que possible. Les collaborateurs l’utiliseront plus aisément et les informations seront transmises avec exactitude. Selon une étude Aberdeen, entre 20 et 30% d’économies peuvent être réalisées sur les frais kilométriques grâce à un suivi automatisé.

Si les frais kilométriques ne constituent qu’un des volets des dépenses de l’entreprise, il s’agit sans doute de l’un des postes les plus difficiles et les plus onéreux à gérer. Un meilleur suivi et des outils d’automatisation adaptés garantiront moins d’embûches et la route sera forcément plus agréable !