
Dans le cadre de la préparation du SAP Concur Fusion Exchange le 4 octobre 2018 au Stade Jean Bouin, l’entreprise délivre ses conseils pour la gestion et la simplification des frais kilométriques. Une entrée en matière pour découvrir Concur Drive. Le texte ci dessous a été réalisé par les équipes spécialisées de la société.
Du côté des employés, 63% de ceux qui se déplacent fréquemment jugent rébarbative la transmission de leurs notes de frais, selon une étude Phocuswright. Pourtant, même si la démarche peut paraître compliquée, prendre des mesures pour gérer les frais de transport et les dépenses kilométriques peut permettre à l’entreprise de réaliser des économies et de simplifier le quotidien des salariés.
1. Actualiser la politique de l’entreprise
• La fréquence à laquelle les notes de frais kilométriques doivent être transmises en encourageant les salariés à les présenter chaque semaine ou chaque mois
• Les conditions dans lesquelles l’utilisation d’un véhicule de location est préférable à celle d’un véhicule personnel. Il convient d’établir un seuil kilométrique au-delà duquel les salariés devront louer un véhicule plutôt que d’utiliser le leur. Et ce, en raison des économies à réaliser, mais aussi pour une question de sécurité
• Les différents taux applicables à différents groupes d’employés. Le fait de définir, dans l’outil de gestion des notes de frais, des taux au titre des frais kilométriques applicables par groupe ou par tranche de kilométrage parcouru (conducteurs non dénommés) permet d’appliquer différents taux à différents groupes d’employés dans l’entreprise au sein du même pays
•Des indications claires sur ce qui sera remboursé ou non aux salariés. Le kilométrage parcouru est-il uniquement remboursé en partant du bureau ? Ou bien les trajets depuis le domicile sont-ils couverts ? Les déplacements effectués le week-end donneront ils droit à un remboursement ? Ainsi, le service financier et les collaborateurs auront une vision plus claire des trajets qui dérogent de la politique de l’entreprise et qui ne pourront donc ne pas être remboursés
2. Une gestion des dépenses maîtrisée et exigeante
Mais le service financier est en droit d’attendre davantage de visibilité́ et une meilleure maitrise des dépenses effectuées par les collaborateurs au nom de l’entreprise, en particulier s’agissant des frais kilométriques.
Le service financier pourra ainsi exiger des justificatifs pour les dépenses parcourus et cela est rendu possible même lors des paiements en espèces. Cela permettra au service financier de déterminer à l’aide du justificatif le montant consacré aux indemnités kilométriques et de repérer les salariés qui parcourent des distances excessives avec leur véhicule personnel.
Le défraiement kilométrique fait partie des dépenses les plus conséquentes. Dès lors, s’assurer de l’exactitude des kilomètres réellement effectués demeure essentiel.
Encourager les collaborateurs à retracer leur parcours sur Google Maps et en vérifier le kilométrage est, par exemple, une technique simple et efficace. Plus simplement, il existe des outils automatisant l’intégralité du processus grâce à un suivi GPS qui permet de réaliser d’importantes économies et de limiter la tentation de fraude. Ce type d’outil fournit également les informations indispensables aux obligations de conformité et aux déclarations fiscales.
4. Le mobile : une procédure simple et intuitive
Si les frais kilométriques ne constituent qu’un des volets des dépenses de l’entreprise, il s’agit sans doute de l’un des postes les plus difficiles et les plus onéreux à gérer. Un meilleur suivi et des outils d’automatisation adaptés garantiront moins d’embûches et la route sera forcément plus agréable !